Privacyverklaring
Laatst bijgewerkt: 31 juli 2026
Finna Finance is het boekhoudplatform van Finna Administratiekantoor. In deze verklaring staat welke persoonsgegevens wij verwerken, waarom, hoe lang wij ze bewaren en welke rechten u heeft. Een aparte paragraaf gaat over bankgegevens via een PSD2-koppeling, omdat daarvoor extra regels gelden.
Verwerkingsverantwoordelijke
- Organisatie
- Finna Administratiekantoor
- Adres
- Acaciastraat 52, 3434 BZ Nieuwegein
- KvK-nummer
- 69232717
- privacy@finna.finance
Welke gegevens wij verwerken
| Soort gegevens | Waarvoor |
|---|---|
| Accountgegevens (naam, e-mailadres, versleuteld wachtwoord, tweefactorinstellingen) | Toegang tot het platform en beveiliging van uw account |
| Administratiegegevens (facturen, bonnen, grootboekboekingen, aangiften, jaarrekeningen) | Het voeren van uw boekhouding en het opstellen van aangiften en jaarstukken |
| Gegevens van klanten en leveranciers (naam, adres, e-mail, BTW- en KvK-nummer, IBAN) | Facturatie en het verwerken van in- en verkoopfacturen |
| Bankgegevens (rekeningnummer, saldo, geboekte transacties met datum, bedrag, tegenpartij en omschrijving) | Het inlezen en afletteren van bankmutaties in de boekhouding |
| Documenten die u uploadt of per e-mail instuurt (PDF's, foto's van bonnen) | Onderbouwing van boekingen en bewaring volgens de fiscale bewaarplicht |
| Technische gegevens (inloggeschiedenis, logbestanden, foutmeldingen) | Beveiliging, misbruikpreventie en het oplossen van storingen |
Verwerkt u via Finna Finance gegevens van uw eigen klanten of werknemers, dan bent u daarvoor zelf verwerkingsverantwoordelijke en treedt Finna op als verwerker. Daarvoor sluiten wij een verwerkersovereenkomst.
Grondslag
Wij verwerken deze gegevens omdat:
- dit nodig is om onze overeenkomst met u uit te voeren (het voeren van uw administratie);
- wij daartoe wettelijk verplicht zijn, met name door de fiscale bewaarplicht;
- u daar uitdrukkelijk toestemming voor heeft gegeven, wat specifiek geldt voor de bankkoppeling.
Bankgegevens via een PSD2-koppeling
U kunt een bankrekening koppelen aan Finna Finance, zodat afschriften niet meer handmatig geïmporteerd hoeven te worden. Daarvoor gelden de volgende uitgangspunten.
Alleen lezen. De koppeling haalt uitsluitend rekeninginformatie en geboekte transacties op. Wij kunnen géén betalingen doen of opdrachten geven vanaf uw rekening.
Hoe de koppeling tot stand komt
Finna Administratiekantoor heeft zelf geen vergunning als rekeninginformatiedienstverlener. De koppeling loopt daarom via een partij die die vergunning wél heeft: Enable Banking Oy (Finland, onder toezicht van de Finse toezichthouder FIN-FSA). U geeft de toestemming rechtstreeks in de omgeving van uw eigen bank; uw inloggegevens komen nooit bij ons terecht.
Welke bankgegevens wij ophalen
- rekeningnummer (IBAN), tenaamstelling en valuta;
- geboekte transacties: datum, bedrag, tegenpartij, rekeningnummer van de tegenpartij, omschrijving en kenmerk;
- het saldo van de rekening.
Wij halen bij een eerste koppeling maximaal 90 dagen historie op en daarna alleen nieuwe mutaties. De gegevens worden uitsluitend gebruikt om uw boekhouding bij te werken. Wij verkopen ze niet, gebruiken ze niet voor reclame en maken er geen profielen of kredietbeoordelingen mee.
Geldigheid en intrekken van uw toestemming
Een toestemming geldt maximaal 180 dagen, of korter als uw bank een kortere termijn hanteert. Daarna stopt de koppeling automatisch en moet u opnieuw toestemming geven.
U kunt uw toestemming op elk moment intrekken:
- verwijder de bankverbinding in Finna Finance onder Bankverbindingen; en
- trek de toestemming ook in bij uw eigen bank, in de omgeving waar u die heeft afgegeven.
Al ingelezen transacties blijven daarna in uw administratie staan: die maken deel uit van uw boekhouding en vallen onder de fiscale bewaarplicht.
Wie uw gegevens verwerken
Wij schakelen een beperkt aantal partijen in. Met elk daarvan is een verwerkersovereenkomst gesloten, en alle gegevens blijven binnen de Europese Economische Ruimte.
| Partij | Rol | Locatie |
|---|---|---|
| Hetzner Online GmbH | Hosting van het platform en opslag van documenten | Finland en Duitsland |
| Enable Banking Oy | Vergunninghoudende toegang tot bankgegevens (PSD2) | Finland |
Automatische factuurherkenning draait op onze eigen server. Het inlezen van bonnen en facturen gebeurt met software die op onze eigen infrastructuur draait. Uw documenten worden daarvoor niet naar externe AI-diensten gestuurd.
Verder verstrekken wij gegevens alleen aan derden als dat wettelijk verplicht is, bijvoorbeeld aan de Belastingdienst in het kader van uw aangiften.
Hoe lang wij gegevens bewaren
- Administratie en documenten: zeven jaar, op grond van de fiscale bewaarplicht. Voor gegevens over onroerende zaken geldt tien jaar.
- Accountgegevens: zolang u een account heeft, en daarna tot maximaal een jaar na beëindiging.
- Bankverbindingen: de koppeling zelf verwijderen wij zodra u die intrekt of zodra de toestemming verloopt.
- Logbestanden: maximaal twaalf maanden.
Beveiliging
- al het verkeer verloopt versleuteld via HTTPS;
- gevoelige velden zoals IBAN, BTW- en KvK-nummers zijn versleuteld opgeslagen in de database;
- wachtwoorden worden gehasht opgeslagen en tweefactorauthenticatie is beschikbaar;
- medewerkers en klanten zien uitsluitend de administraties waarvoor zij geautoriseerd zijn;
- wijzigingen aan boekingen worden vastgelegd in een auditlog.
Uw rechten
U heeft het recht om:
- uw gegevens in te zien en er een kopie van te ontvangen;
- onjuiste gegevens te laten corrigeren;
- gegevens te laten verwijderen, voor zover de fiscale bewaarplicht dat toelaat;
- de verwerking te laten beperken of daartegen bezwaar te maken;
- uw gegevens in een gangbaar bestandsformaat over te laten dragen;
- een gegeven toestemming in te trekken, zonder gevolgen voor de verwerking daarvóór.
Stuur uw verzoek naar privacy@finna.finance. Wij reageren binnen vier weken. Bent u het niet eens met de afhandeling, dan kunt u een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens.
Cookies
Finna Finance plaatst alleen functionele cookies die nodig zijn om u ingelogd te houden en om formulieren te beveiligen. Wij gebruiken geen tracking- of advertentiecookies en volgen uw gedrag niet over andere websites.
Wijzigingen
Wij kunnen deze verklaring aanpassen, bijvoorbeeld als wij nieuwe functies toevoegen of van leverancier wisselen. De datum bovenaan geeft aan wanneer de laatste wijziging is doorgevoerd. Bij ingrijpende wijzigingen informeren wij u actief.